Ассистент руководителя, Персональный помощник генерального директора

Профессиональная деятельность:
помощник генерального и коммерческого директора
оао вэлан, июль 2014 по настоящее время
ведение реестров документации: регистрация входящих/исходящих документов, писем, а также прием и отправка писем в письменном виде. составление графика работы генерального директора и коммерческого директора. ведение бюджета. организация совещаний, деловых встреч, размещение в гостиницах, трансфер, участие в совместных конференциях с компаниями - партнерами. Составление отчетов – протоколов каждого собрания (не менее 3х в день). Контроль выполнения задач, поставленных Генеральным Директором. Составление Приказов/ Распоряжений. Проверка и контроль документов на подпись. Организация командировок - приобретение билетов, бронирование гостиниц, расчет расходов. Выполнение личных поручений всех директоров - работа с банками, оформление виз для выезда за границу (шенген). Работа в 1С.

Помощник генерального директора
ООО Микрофинанс Управляющая компания, март 2013 – июль 2014
Создание и ведение документооборота по всем подразделениям компании с нуля. Обработка технических заданий, бизнес – процессов. Написание Распоряжений, Приказов. Планирование рабочего графика Директоров Департаментов. Работа с приказами, распоряжениями - создание и выпуск личных приказов; оформление, регистрация на сайте, а также в письменном виде всех выпускающихся приказов в Компании. Создание презентаций (Power Point), фиксирование текущих вопросов, постановка и контроль будущих задач, контроль исполнения поставленных задач Директорами, руководителями Департаментов, еженедельное создание отчетов по выполнению задач всех Департаментов, а также ежедневные отчеты по утренним совещаниям. Частичная работа с финансами: составление бюджета на отдел: план на квартал вперед, затраты по факту, контроль расходов и заработной платы на каждого Руководителя Департамента. Составление авансовых отчетов (по всем существующим статьям бюджета). Работа с партнерами: организация встреч, размещение в гостиницах, трансфер, участие в совместных конференциях. Перевод документов с английского на русский язык. Организация, контроль, планирование командировок всех Директоров и Руководителей подразделений. Сопровождение Генерального Директора при переговорах. Административные функции. Выполнение личных поручений всех директоров, работа с банками, оформление виз для выезда за границу (шенген), организация переводчиков в помощь для общения за рубежом и прочее. Достижения: полноценное применение имеющегося опыта работы с руководителями в режиме оперативной многозадачности, а также управлении и организации документооборота. Приобрела опыт грамотного, результативного планирования и выхода из форс-мажорных ситуаций, а также оперативности выполнения задач в кратчайшие сроки.

Секретарь
Nissan Manufacturing Rus, октябрь 2012 – январь 2013
Составление отчетов по счетам и счетам фактурам. Ведение и контроль документооборота всего завода. Обработка входящих телефонных вызовов, факсов. Регистрация приказов, писем и всех входящих, исходящих документов. Работа с почтой DHL, Пони Экспресс и другими, также ведение их статистики. Ведение отчетов по расходам за каждый месяц. Обработка информации на двух языках - редактирование и одобрение рассылок и всей информации, касающейся завода, официальная рассылка на каждого сотрудника. Перевод документов, текстов, писем, инструкций: с русского на английский язык, также с английского на русский. Организация транфера для иностранных сотрудников.
Организация доставки материала и других документов из-за границы, по городу и территории РФ. Обеспечение жизнедеятельности предприятия всем необходимым. Организация ремонта и обслуживания бытовой техники. Ведение табелей учета.

Личный помощник руководителя
LG Electronics Rus», Россия, июль 2011 – август 2012
Менеджмент персонала, административные функции, работа с производством - ведение табелей учета; расчет отпусков, дисциплинарных взысканий, больничных листов, командировочных и сверхурочных часов каждого сотрудника. Письменный перевод официальных документов, стандартов компании. Заказ необходимых материалов для отдела и производства (канцелярия, хозяйственный товары, товары для ремонтных работ, корпоративная форма). Работа с международными документами: визы, ваучеры, финансовые бухгалтерские отчеты по международным поездкам и затратам отдела, а также медицинские и транспортные расходы. Ведение технических стандартов - перевод стандартов с корейского языка на русский язык. Контроль стандартов 9 отделов: своевременное обновление стандарта, внесение обновлений и изменений согласно стандарту компании, присвоение номера стандартам. Ежедневное составление отчета, плана о достижении target за день, месяц, год.
Выполнение функций ответственного лица, представляющего интересы отделов на переговорах и митингах, а также при обсуждении с директором компании текущих проблем и вопросов, контроль исполнения поставленных задач персонала (отдела) и дисциплины отдела. Решение вопросов питания на предприятии (учитывая наличие особенностей корейской и европейской кухни). Взаимодействие с транспортным отделом предприятия - контроль качества доставки, времени, затрат, проведение анализа работы водителей. Создание и организация коллективных мероприятий для Завода (различные спортивные соревнования, корпоративы, мотивационные мероприятия). Достижения: Приобрела хороший опыт работы с международными документами, навыки и знания осуществления расчетов и ведения отпусков, больничных листов, а также сверхурочной работы каждого сотрудника, медицинских расходов, транспортных расходов на отдел. Под моим контролем технических стандартов Завода – достижение поставленной цели достигло 100%. Принимала участие на международных встречах с директором Завода, а также при проведении «Мозгового штурма» в решениях текущих проблем компании. Научилась оперативно работать в режиме многозадачности.

ОБРАЗОВАНИЕ:
Дальневосточный государственный университет путей сообщений (ДВГУПС), 2011
Международный, Менеджмент организации
(Woosong University, 2011, международный, менеджмент бизнеса)

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ:
Опыт работы личным помощником генерального директора крупной международной компании, опыт планирования деятельности административного отдела. Ответственное отношение к работе. Внимательность при работе с документами. Организаторские навыки. Опыт организации документооборота «с нуля», навык создания номенклатуры по предприятию, а также налаживания взаимодействия между всеми структурными подразделениями компании. Навык контроля и управления персоналом. Навык ведения кадрового делопроизводства. Опыт предотвращения и решения конфликтных ситуаций. Навык планирования и организации деловых встреч, совещаний и мероприятий различного уровня сложности. Умение вести переговоры результативно, нацеленность на выполнение поставленных задач. Оперативность в выполнении распоряжений руководства. Способность быстро осваивать большой объем информации, в том числе новой. Опыт работы с документами международного уровня. Навык проведения анализа деятельности структурных подразделений, работы транспортного отдела. Умение работать с большим объемом информации. Также успешно прошла тестирование на полиграфе, по запросу могу предоставить результаты. Опытный пользователь ПК (офисные программы), а также 1С, электронный документооборот.
ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА: Ответственность. Исполнительность. Активная жизненная позиция.